قال زاكاري وينر الرئيس التنفيذي لشركة التسويق Emerging Insider Communications إن متابعة البريد الإلكتروني أثناء الإجازة غالبًا ما تكون خطوة سيئة.
وأضاف أنه بمجرد فتح البريد الإلكتروني، سيجد الشخص نفسه مضطرًا للرد، وقضاء ساعات بدون قصد.
ومع ذلك، فإن حوالي 84% من الموظفين يفعلون ذلك، وأكثر من 70% يقومون بمتابعة الرسائل من 3 منصات أو أكثر مثل تيمز وسلاك والواتساب وفقاً لمستشار التوازن بين العمل والحياة الشخصية جو روبنسون.
وقد أطلق روبنسون حملة في وقت سابق من مايو الجاري للتعامل مع المشكلات المتعلقة بالتعامل مع البريد الإلكتروني.
وبحسب مسح للعمال أجراه روبنسون في أبريل تبين أن:
25 % فضلوا عدم الحصول على عطلة لتجنب تراكم رسائل البريد الإلكتروني عند العودة إلى العمل.
34 % قاموا بخفض عدد أيام الإجازة للسبب ذاته.
87 % فضلوا سياسة الشركة الخاصة بوقف الاتصال بالموظف بعد العمل، باستثناء حالات الطوارئ.
أشار إلى إن إحدى الشركات التي تقوم بذلك بشكل صحيح هي مجموعة مرسيدسبنز العالمية للسيارات، والتي تتيح للموظفين حذف رسائل البريد الإلكتروني الواردة تلقائيًا أثناء وجودهم في إجازة.
ووفقًا لروبنسون، أكّد 95% من المشاركين في الاستطلاع أنهم سيدعمون تطبيق سياسة مماثلة في شركاتهم.
وقد أرجع روبنسون سبب قيام الموظفين بتفقد بريدهم الإلكتروني في الإجازات إلى الخوف من فقدان وظيفتهم، والسبب الثاني هو رغبتهم في الحصول على ترقية.
واستطرد روبنسون بقوله إنه إذا كان المدير في العمل يجيب دائمًا على رسائل البريد الإلكتروني أثناء عطلته، فإن الموظف سيحذو حذوه.
في حين أن المدير الذي يراعي التوازن بين العمل والحياة سيقدم مثالاً يحتذى به لموظفيه بعدم الرد على رسائل البريد الإلكتروني حتى عودتهم.
هذه الخطوات يجب القيام بها قبل بدء الإجازة:
قال زاكاري وينر الرئيس التنفيذي لشركة التسويق Emerging Insider Communications إن متابعة البريد الإلكتروني أثناء الإجازة غالبًا ما تكون خطوة سيئة.
وأضاف أنه بمجرد فتح البريد الإلكتروني، سيجد الشخص نفسه مضطرًا للرد، وقضاء ساعات بدون قصد.
ومع ذلك، فإن حوالي 84% من الموظفين يفعلون ذلك، وأكثر من 70% يقومون بمتابعة الرسائل من 3 منصات أو أكثر مثل تيمز وسلاك والواتساب وفقاً لمستشار التوازن بين العمل والحياة الشخصية جو روبنسون.
وقد أطلق روبنسون حملة في وقت سابق من مايو الجاري للتعامل مع المشكلات المتعلقة بالتعامل مع البريد الإلكتروني.
وبحسب مسح للعمال أجراه روبنسون في أبريل تبين أن:
25 % فضلوا عدم الحصول على عطلة لتجنب تراكم رسائل البريد الإلكتروني عند العودة إلى العمل.
34 % قاموا بخفض عدد أيام الإجازة للسبب ذاته.
87 % فضلوا سياسة الشركة الخاصة بوقف الاتصال بالموظف بعد العمل، باستثناء حالات الطوارئ.
أشار إلى إن إحدى الشركات التي تقوم بذلك بشكل صحيح هي مجموعة مرسيدسبنز العالمية للسيارات، والتي تتيح للموظفين حذف رسائل البريد الإلكتروني الواردة تلقائيًا أثناء وجودهم في إجازة.
ووفقًا لروبنسون، أكّد 95% من المشاركين في الاستطلاع أنهم سيدعمون تطبيق سياسة مماثلة في شركاتهم.
وقد أرجع روبنسون سبب قيام الموظفين بتفقد بريدهم الإلكتروني في الإجازات إلى الخوف من فقدان وظيفتهم، والسبب الثاني هو رغبتهم في الحصول على ترقية.
واستطرد روبنسون بقوله إنه إذا كان المدير في العمل يجيب دائمًا على رسائل البريد الإلكتروني أثناء عطلته، فإن الموظف سيحذو حذوه.
في حين أن المدير الذي يراعي التوازن بين العمل والحياة سيقدم مثالاً يحتذى به لموظفيه بعدم الرد على رسائل البريد الإلكتروني حتى عودتهم.
هذه الخطوات يجب القيام بها قبل بدء الإجازة:
خطوات لازمة قبل بدء الإجازة
1 تجهيز رد تلقائي على رسائل البريد الإلكتروني بأن الموظف “خارج المكتب”
يُنصح بتعيين رد تلقائي يشمل الجدول الزمني للإجازة وتفاصيل الاتصال بأحد الزملاء لرسائل البريد الإلكتروني العاجلة، وتشغيله قبل بضعة أيام من تاريخ الإجازة وبعدها.
عند القيام بتمديد الاستجابة التلقائية لتشمل الأيام التي تسبق الإجازة وبعدها، يمكن الاستمتاع بالعطلة والشعور بتوتر أقل.
2 تحديد “شريك للبريد الإلكتروني”
إن “شريك البريد الإلكتروني” أو شخص ينوب عن الموظف في الرد على الرسائل يحل مشكلتين، حيث يمكن قضاء إجازة براحة بال، وأيضًا تجنب تراكم لا نهاية له من رسائل البريد الإلكتروني للبحث فيها عند العودة.
ينصح جو روبنسون “الشركاء” بالرد على رسائل البريد الإلكتروني في حالات الطوارئ فقط، لتجنب إثقال كاهلهم.
وإرسال رسالة نصية وليس بريدًا إلكترونيًا لمناقشة الأمور العاجلة.
3 استخدام مرّشحات البريد
يستخدم البعض مرّشحات البريد للتمييز بين رسائل البريد الإلكتروني العاجلة والرسائل غير المهمة.
وأيضًا إعداد أكبر عدد ممكن من مرّشحات الرسائل بحيث يتم فرز رسائل البريد الإلكتروني التي تصل أثناء غياب الموظف حسب الأولوية.
4 كتم صوت الإشعارات
لا شك أن كتم صوت إشعارات البريد الإلكتروني وأنظمة المراسلة ضرورة لعدم الإزعاج أثناء قضاء الإجازة.
إذا لم تتمكن من الابتعاد عن صندوق الوارد الخاص بك، فاتبع هذه النصائح لتقليل وقت البريد الإلكتروني:
خطوات يمكن القيام بها أثناء الإجازة
1 تحديد الأوقات المناسبة
يقول ديفيد لي، الرئيس التنفيذي لشركة التكنولوجيا Iveda المدرجة في بورصة ناسداك، إنه يتحقق من البريد الإلكتروني يوميًا في الإجازة.
وإنه يحاول أن يبقى منضبطًا، ويخصص وقتًا محددًا سواء كان في إجازة أم لا.
ويقترح البعض تفقد الرسائل بشكل سريع مرة واحدة فقط في اليوم إما في الصباح الباكر أو ليلًا في وقت متأخر حتى لا يتم تفويت أي أنشطة هامة.
2 عدم الرد على الرسائل (إذا لم تكن مضطرًا لذلك)
إن رسائل البريد الإلكتروني تتكاثر مثل الأرانب. في المتوسط، كل بريد إلكتروني يتم إرساله يؤدي إلى خمس رسائل أخرى، ويستغرق ثلاث دقائق من وقتك.
وبالتالي يوفر الشخص حوالي 18 دقيقة مع كل بريد إلكتروني لا يرسله.
كما أن عدم الرد على رسائل البريد الإلكتروني أثناء الإجازة يضع حدودًا واضحة، ويجبر الآخرين على احترام وقتك أكثر.
