يقصد بتحليل التكلفة والفائدة أي عملية منهجية تستخدمها الشركات لتقييم إيجابيات وسلبيات المضي قدما في مقترحات العمل، حيث يقوم محلل التكلفة والفائدة بجمع الفوائد المتوقعة من موقف أو إجراء، ثم يطرح إجمالي التكاليف المرتبطة باتخاذ هذا الإجراء.
يساعد هذا التحليل في تحديد أفضل مسار للعمل لاتخاذه مع مشروع جديد من خلال تحليل كافة الخيارات المطروحة.
فهم تحليل التكلفة والفائدة
يقوم المديرون قبل بناء مصنع أو تنفيذ مشروع جديد بإجراء تحليل التكلفة والفائدة لتقييم جميع التكاليف والإيرادات المحتملة التي قد تجنيها الشركة من المشروع.
تحدد نتيجة التحليل ما إذا كان المشروع مجديا من الناحية المالية أو ما إذا كان يتعين على الشركة التحول إلى مشروع آخر.
في العديد من النماذج، يعمل تحليل التكلفة والفائدة أيضا على تضمين تكلفة الفرصة البديلة في عملية صنع القرار.
ويقصد بتكلفة الفرصة كل الفوائد البديلة كان من الممكن تحقيقها إذا تم اختيار بديل على آخر. وبعبارة أخرى، فإن تكلفة الفرصة البديلة هي الفرصة الضائعة نتيجة لاختيار أو قرار.
يسمح حساب تكاليف الفرصة البديلة لمديري المشاريع بموازنة الفوائد المحتملة من مسارات العمل البديلة وليس فقط المسار الحالي قيد التحليل.
أخيرا، يجب مقارنة نتائج التكاليف والفوائد الإجمالية من الناحية الكمية لتحديد ما إذا كانت الفوائد تفوق التكاليف. إذا كان الأمر كذلك، فإن القرار العقلاني هو المضي قدما في المشروع.
إذا لم يكن الأمر كذلك، فيجب على الشركة مراجعة المشروع لمعرفة ما إذا كان بإمكانها إجراء تعديلات إما لزيادة الفوائد أو تقليل التكاليف ليكون المشروع قابلا للتطبيق.
لا توجد طريقة واحدة متفق عليها عالميا لإجراء تحليل التكلفة والفائدة. ومع ذلك، عادة ما تحتوي كل عملية على بعض الاختلافات في الخطوات الخمس التالية.
عملية تحليل التكلفة والفائدة
1 تحديد نطاق المشروع
تتمثل الخطوة الأولى في تحليل التكلفة والفائدة في فهم موقف الشركة، وتحديد أهدافها، وإنشاء إطار عمل لصياغة نطاق نشاطها.
يبدأ نطاق المشروع من خلال تحديد الغرض من تحليل التكلفة والفائدة، يمكن أن يكون أحد الأمثلة على الغرض من تحليل التكلفة والفائدة هو «تحديد ما إذا كان سيتم التوسع لزيادة حصة الشركة في السوق» أو «تقرير ما إذا كان سيتم تجديد موقع الشركة الإلكتروني».
تشمل هذه المرحلة الأولية عناصر التخطيط للمشروع، بما في ذلك الجدول الزمني، والموارد المطلوبة، والموظفون المطلوبون، وتقنيات التقييم.
في هذه المرحلة، يجب على الشركة تقييم ما إذا كانت مجهزة لإجراء التحليل من عدمه.
على سبيل المثال، قد تدرك الشركة أنها لا تملك الموظفين الفنيين اللازمين لإجراء تحليل مناسب.
2 حساب التكلفة
تتمثل الخطوة الثانية في هذه العملية في تحديد التكلفة والتي تشمل حساب التكاليف المباشرة مثل العمالة، والمواد الخام، والمخزون. وكذلك التكاليف غير المباشرة مثل الكهرباء، والإيجار، والمرافق.
كما يدخل ضمن هذه الخطوة حساب التكاليف غير الملموسة مثل تأثير القرار على العملاء والموظفين، وحساب تكلفة الفرصة البديلة، وتكلفة المخاطر المحتملة مثل المخاطر التنظيمية والتنافسية، والبيئية.
عند تحديد التكاليف، من المهم التفكير فيما إذا كانت النفقات متكررة أو تكلفة لمرة واحدة.
3 حساب الفائدة
تأتي بعد ذلك خطوة تحديد الفوائد والتي تشمل الإيرادات والمبيعات، والفوائد غير الملموسة مثل تحسن معايير الأمان المتوفر في بيئة العمل وارتفاع الروح المعنوية للموظفين، وزيادة رضا العملاء، وزيادة الميزة التنافسية أو زيادة الحصة السوقية نتيجة للقرار المتخذ.
يجب على المحلل أو مدير المشروع تطبيق قياس نقدي على جميع العناصر المدرجة في قائمة التكلفة والفوائد، مع الحرص بشكل خاص على عدم التقليل من التكاليف أو المبالغة في تقدير الفوائد.
4 تحليل التكلفة مقابل الفائدة
بعد حساب التكلفة والفائدة، تأتي خطوة الموازنة وتحليل التكلفة مقابل الفائدة لتحديد مدى جدوى المشروع والخروج بتوصيات قابلة للتطبيق.
اعتمادا على الإطار الزمني للمشروع، قد يكون ذلك بسيطا مثل طرح أحدهما من الآخر، فإذا كانت الفوائد أعلى من التكلفة، يكون للمشروع فائدة صافية للشركة.
تتطلب بعض تحليلات التكلفة والعائد المزيد من التحليل المتعمق. قد يشمل ذلك:
تطبيق معدلات الخصم لتحديد صافي القيمة الحالية للتدفقات النقدية.
الاستفادة من معدلات الخصم المختلفة اعتمادا على المواقف المختلفة.
تحديد المستوى لخيارات مختلفة عن طريق حساب نسبة التكلفة إلى الفائدة.
5 تقديم التوصيات وتنفيذها
يجب على المحلل الذي يقوم بتحليل التكلفة والفائدة في كثير من الأحيان تجميع النتائج لتقديمها إلى الإدارة.
ويشمل ذلك تلخيصا موجزا للتكاليف والفوائد والتأثير الصافي وكيف تدعم النتيجة في نهاية المطاف الغرض الأصلي من التحليل.
مزايا تحليل التكلفة والفائدة
هناك الكثير من الأسباب لإجراء تحليل التكلفة والفائدة، تعتمد التقنية على اتخاذ القرارات القائمة على البيانات، وتعتمد أي نتيجة مقترحة على معلومات قابلة للقياس الكمي تم جمعها خصيصا لمشكلة واحدة.
يتطلب تحليل التكلفة والفائدة بحثا كبيرا في جميع أنواع التكاليف، وهذا يعني النظر في التكاليف غير المتوقعة وفهم أنواع النفقات وخصائصها.
يتطلب تحليل التكلفة والفائدة أيضا تحديد المقاييس غير المالية (مثل قياس الفائدة المالية لزيادة رضا الموظفين).
وعلى الرغم من صعوبة تقييم ذلك، إلا أنه يجبر المحلل على النظر في جوانب المشروع التي يصعب قياسها. وتتمثل النتيجة النهائية لتحليل التكلفة والفائدة في تقديم تقرير بسيط يسهل عملية اتخاذ القرارات.
القيود المفروضة على إجراء تحليل التكلفة والفائدة
قد يكون التحليل المتعمق للتكلفة والفائدة كافيا لاتخاذ قرار مستنير وعقلاني في حالة المشاريع التي تتضمن نفقات رأسمالية صغيرة إلى متوسطة، وتحتاج إلى إطار زمني قصير أو متوسط لإنجازها.
أما بالنسبة للمشروعات الكبيرة جدا ذات الأفق الزمني طويل الأمد، فقد يفشل تحليل التكلفة والفائدة في حساب عوامل مالية مهمة مثل التضخم، وأسعار الفائدة، والتدفقات النقدية المتغيرة، والقيمة الحالية للأموال.
تتمثل إحدى فوائد استخدام صافي القيمة الحالية لاتخاذ قرار بشأن مشروع ما في أنه يستخدم معدل فائدة بديل يمكن تحقيقه إذا لم يتم تنفيذ المشروع مطلقا.
وهناك قدر كبير من التوقعات المضمنة في أي نوع من النماذج المستخدمة في إجراء تحليل التكلفة والفائدة.
وقد تتضمن التوقعات المستخدمة في أي تحليل للتكلفة والفائدة الإيرادات أو المبيعات المستقبلية، ومعدلات الفائدة البديلة، والتكاليف المتوقعة، والتدفقات النقدية المستقبلية المتوقعة.
وإذا لم يكن عامل واحد أو اثنان من هذه التوقعات صائبا، فمن المحتمل أن تكون نتائج تحليل التكلفة والفائدة موضع تساؤل، مما يسلط الضوء على القيود المفروضة على إجراء تحليل التكلفة والفائدة.
